II. Les étapes à suivre au service crédit documentaire export de la BIAT:

Non classé

1- Ouverture du crédit documentaire.

2- Modification des termes de « crédoc ». (Pas nécessairement)

3- Réception des documents.

4- Examen des documents.

5- Le règlement de crédit documentaire (le paiement).

Etape 1 : Ouverture d’une lettre de crédit export :

Apres la réception de la L/C par un message SWIFT* ou TELEX, j’ai procédé a l’ouverture d’un dossier de crédit documentaire dans lequel seront classés par la suite tous les documents relatifs aux utilisations et aux règlements de la L/C en question.

– Je vérifie si :

→ Le bénéficiaire du crédit est un client de la BIAT (sinon envoyer une lettre de notification à sa banque).
→ La L/C ne fait pas suite à un préavis, dans ce cas le retirer du dossier instance.
→ Le texte du message pour déceler très tôt, de possibles incompatibilités ou erreurs (Etude de la L/C).

* Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication: un système de communication permettant d’effectuer des échanges de données par virements électroniques internationaux entre les 1500 banques adhérentes.

La procédure effectuée: je dois:

1. Enregistrer dans un répertoire physique les informations du Swift (date, référence, bénéficiaire, donneur d’ordre, montant en devise, correspondant et sa référence et validité de la L/C).

2. Ouvrir par la suite un dossier sur lequel sont portées les mentions suivantes :

o La nature du crédit.
o La référence du dossier (DXT-Code agence-N°dossier).
o Référence du correspondant.
o La validité du crédit.
o La date limite d’expédition.
o Le montant en devise
o Le nom du client (bénéficiaire) ; son adresse complète
o Le nom du donneur d’ordre (acheteur)
o Le jour de l’ouverture du crédit
o Le mode d’utilisation du crédit (A vue ; à l’échéance)
o La désignation de la marchandise
o La mode de livraison (incoterm)
o Et déterminer si les frais sont à la charge du bénéficiaire ou du donneur d’ordre.

3. Enregistrer les pièces comptables MEG (Mouvements Entre Guichets) pour créditer des chapitres comptables.

4. Transmettre au bénéficiaire l’ouverture par fax, (si la confirmation de la L/C est demandée par le correspondant la mention « Quant à la confirmation nous y reviendrons »

5. Classement du dossier dans l’attente de présentation des documents.

– Au sein de ce même dossier j’ai classé tous les documents relatifs aux utilisations de la L/C et dont certains était rédigée par mes soins. J’en cite :
– Le Téléfax : qui contient :

• Les N° des pages
• Le N° de fax
• TO (Bénéficiaire)
• La référence : DXT- code agence N°dossier
• Le montant et la nature de devise
• Le texte de message concernant l’ouverture est le suivant :
« Nous avons le plaisir de vous transmettre le message reçu de notre correspondant ……………relatif à l’ouverture de la L/C citée en objet. »

* Si la L/C réalisable chez BIAT : « Quant à la confirmation nous y reviendrons ».

* Si L/C réalisable aux guichets de la BIAT : « Cette L/C ne comporte pas notre confirmation. »

~~ Accusé de réception, qui contient :

• Le code SWIFT de correspondant
• La référence de dossier : le champ 20 : DXT-
• La référence de correspondant : le champ 21
• Le texte de l’accusé de réception est le suivant : « 79 : ATTN DEPT Des Crédit Documentaire.

Accusons Réception de la sus dite L/C et vous informons l’avoir notifié au bénéficiaire « en ajoutant / sans ajoutant » notre confirmation. En cas d’annulation ou d’expiration et de non utilisation de la sus dite L/C ; nous nous réservons le droit de vous réclamer nos frais et commissions (et ce conformément à l’article 18C de RUUCD ; Brochure 500 ; Révision de 1993 De la CCI Paris. »

~~ Décision d’engagement : (En cas d’une L/C confirmée) : qui contient :

• La nature de l’opération (confirmation de crédit documentaire export)
• Le Nom / L’adresse / Pays / Rang pays / Total bilan du correspondant (Banque émettrice)
• Le montant de la L/C
• Le taux de confirmation
• Le délai de paiement
• La date de validité de la L/C

~~ Les pièces comptables : concernant l’ouverture :

Il existe deux pièces comptables à remplir l’une à débiter, l’autre à créditer et qui partagent en commun les informations suivantes :

• La date de mise en œuvre
• Le nom de devise
• Le montant de devise
• La référence de dossier

La seul différence est au niveau des numéros de compte à remplir dont laquelle l’opération comptable se manifeste comme suit :

Qu’est ce qu’une confirmation ?

La confirmation est un engagement ferme s’ajoutant à celui de la banque émettrice. Lorsqu’il y a confirmation, le crédoc devient un instrument de garantie couvrant à la fois le risque commercial et le risque pays.

Généralement, la banque notificatrice devient la banque confirmante dès lors qu’elle accepte de confirmer le crédit Il faut accomplir :

~~ Une décision d’engagement

~~ Un téléfax qui contient le texte suivant :

« Faisant suite à notre fax de xx.xx.xxxx nous vous informons que nous avons ajouté notre confirmation à la présente L/C.
Nous vous débitons par avis séparé de nos frais et commissions de confirmation et ce au taux de 0.xx% par trimestre indivisible. »

~~ Un accusé de réception, qui contient le texte suivant :
« Notre référence /20 : DXT
Votre référence/21 :

79 : ATTN DEPT DES CREDITS DOCUMENTAIRES

Accusons réception de la sus dite L/C et vous informons l’avoir notifiée au bénéficiaire en ajoutant notre confirmation. »

~~ Les frais de confirmations varient :

1. Frais à la charge du donneur d’ordre on réclame les frais avec l’accusé de réception.

2. Frais à la charge du bénéficiaire :

→ Si le client BIAT on le débite immédiatement par avis séparé.
→ Si le client autre que BIAT on mentionne avec la transcription de la L/C que notre confirmation est subordonnée au paiement de nos frais et commissions

de confirmation (plus de détails sur les frais et commissions dans les pages qui suivent)

Etape 2 : La modification d’une L/C export :

~~ Une modification peut avoir plusieurs raisons :

– L’acheteur : suite à un accord avec le vendeur en vue de changer la validité, l’expédition, etc.
– L’exportateur : Si certaines clauses de la L/C ne correspondent pas au contrat commercial.
– La banque notificatrice : Si elle constate des incohérences ou imprécisions dans la L/C.

NB : Une modification n’est pas opérationnelle que si elle est acceptée par les quatre intervenants dans la L/C.

~~ Les étapes de la modification d’une L/C :

1. Réception d’une demande de modification

2. Je vérifiais les termes et conditions de la modification par rapport à ceux de la L/C. Je devais m’assurer que :

→ Les modifications ne soient pas en infraction avec la réglementation des changes.
→ Et que la modification n’engendre pas d’incohérences avec le texte d’ouverture de la L/C.

3. On envoie un télex de modification qui contient le texte suivant :
« Nous avons le plaisir de vous transmettre le message reçu de notre correspondant XYZ relatif à la modification de la L/C citée en objet. »

Etape 3: Réception des documents :

Une fois la marchandise expédiée, le client exportateur bénéficiaire du crédit documentaire, réunit les documents prescrits par le crédit pour les remettre à l’agence ou siège joints au « Bordereau de Remise Documentaire ».

Nous rappelons que l’exportateur ne peut se prévaloir de l’automatisme du paiement que s’il présente des documents conformes aux termes du crédit.

Etape 4 : Examen des documents :

L’examen des documents se fait par rapport :

• A la L/C
• Aux RUU 600
• Aux documents entre eux.

La BIAT a un délai de 5 jours ouvrables pour examiner les documents. Apres examen, les documents sont soit conformes soit non conforme, dans le second cas un Téléfax réserve est adressé à l’exportateur.

Une réserve est toute irrégularité ou incohérence présente dans la L/C.
Apres avoir assisté a quelques examens, deux cas de figures se sont présentés à nous :

1. Documents conformes : s’ils sont présentés conformément aux termes et conditions du Swift d’ouverture (MT700) et si ils sont cohérents entre eux.

2. Documents non conformes : si on décèle quelque incohérence entre les documents ou anomalie par rapport au MT 700.

~~ Dans le 1er cas : Je procède à :

L’envoie des documents au correspondant et une copie du bordereau d’envoie a l’agence.

• À l’enregistrement des pièces comptables relatives à l’utilisation.
• Et finalement au classement du dossier dans l’attente du règlement pas la banque émettrice.

~~ Dans le 2nd cas :

• J’envoie un Téléfaxe réserve au client.
• Et on détient les documents en instance dans l’attente d’une réponse du client qui peut décider :

→ Soit de retirer les documents en vue de les rectifier et de les renvoyer ultérieurement.
→ Soit de demander l’accord de l’acheteur pour une éventuelle levée de réserves.

Quel sont les principaux documents requis ?

~~ Les documents systématiquement exigés sont les suivants :
Document de transport attestant de l’expédition des marchandises (connaissement maritime, lettre de transport aérien, lettre de voiture CMR, connaissement de transport combiné, Forwarder Certificate of Receipt…), liste de colisage, facture commerciale.

~~ Des documents complémentaires peuvent être exigés :
Certificat assurance, d’origine, de qualité, d’analyses, de circulation des marchandises, facture consulaire, douanière

Etape 5: Le règlement de crédit documentaire :

Le règlement à son tour se passe en plusieurs étapes :

1. Suivant l’échéancier, j’ai retiré les dossiers 48 heures à l’ avance (suivant le principe de 2jours ouvrables).

2. Une technicienne procède à la saisie des opérations de règlements sur le système (CTOS).

3. Elle établit de MEG (mouvements entre guichets).

4. Elle établit des attestations de rapatriement réservées au service domiciliation.

La BIAT prend ses frais et commissions en effectuant un calcul suivant les conditions préférentielles ou standards de ses clients.

Quels sont les Frais et commissions de La BIAT ?

Tableau 3 Direction du Commerce Extérieur de la BIAT « Service Crédit Documentaire Export»NB : Ces frais et commissions sont considérés comme les plus chers du marché, mais ces taux sont justifiés par sa qualité de service estimée supérieure à la moyenne.

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