En appui à ce manuel de procédures, il nous a paru nécessaire de faire des recommandations dans le souci de rendre son utilisation plus efficace.
1- Recommandations sur le contrôle interne
1.1. Du point de vue l’absence de mise en concurrence entre les fournisseurs
Dans le souci de mener une concurrence saine basée sur les critères qualité prix/produit, nous recommandons à l’ATCI de définir un seuil à partir duquel la mise en concurrence d’au moins cinq (5) fournisseurs sélectionnés dans sa base de données et qui offrent les meilleurs services soit obligatoire.
1.2. Du point de vue de l’élaboration des lettres de commandes
Afin de s’assurer de la conformité des matières livrées aux besoins exprimés, nous recommandons à l’ATCI de centraliser l’émission de ses bons de commande et que tout achat soit précédé d’un bon de commande.
1.3. Du point de vue de l’absence de suivi des commandes et des avoirs fournisseurs
Afin de mieux suivre les commandes et les avoirs, nous recommandons à l’ATCI : Concernant les commandes :
– Disposer d’un dispositif qui alerte sur les délais de livraison;
– Réaliser un contrôle qualité à la livraison du produit ou du service.
Concernant les avoirs :
La rédaction d’une procédure des avoirs (personne habilitée à autoriser les avoirs, comptabilisation des avoirs, contrôle des avoirs) ;
1.4. Du point de vue de l’absence de rapprochement entre les besoins exprimes et prévisions
Dans le souci d’éviter des achats anarchiques, non autorisés et non conforme aux besoins de l’agence, nous recommandons que les tous les engagements de l’ATCI fassent l’objet d’un rapprochement avec le budget et qu’une procédure des engagements hors budget soit rédigée.
2- Recommandations sur le manuel de procédures
2.1. Du point de vue l’absence d’un organigramme actualisé
Dans le souci de situer les responsabilités et de faciliter la mise en place du manuel de procédures nous recommandons à l’ATCI de mettre à jour son organigramme actuellement en vigueur.
2.2. Du point de vue de la diffusion du manuel de procédure
Afin de permettre une diffusion efficace du manuel de procédures, nous recommandons à l’ATCI l’utilisation de son outil intranet comme moyen de communication.
2.3. Du point de vue de la commission de gestion des procédures
Nous recommandons la mise en place un comité de gestion des procédures au sein de l’ATCI qui sera chargé :
– réviser les procédures
– arbitrer les différences d’opinion entre les acteurs
– validation primaire
Conclusion
La conception du manuel de procédure pour l’ATCI répond à un besoin réel de réorganisation de l’Agence. Sa conception a été faite de telle sorte que sa compréhension soit facile pour les utilisateurs. De plus, sa mise à jour régulière garantira la constance de son efficacité.