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II- METHODOLOGIE DE RECHERCHE

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1- Elaboration du modèle d’analyse

Le modèle d’analyse qui nous a permis de réaliser notre étude portant sur l’élaboration du manuel de procédures est :

– La prise de connaissance de l’entreprise
– Evaluation du contrôle interne

1.1. Prise de connaissance de l’entreprise

La prise de connaissance de l’entreprise constitue un préalable à la réalisation de nos travaux. Elle nous a permis d’appréhender l’activité de l’entreprise et le contexte dans lequel elle évolue.

Nous avons identifié les domaines concernés par le manuel ainsi que les intervenants et les postes et ensuite procéder aux interviews.

1.2. Evaluation du contrôle interne

Après la description des tâches par les opérationnels, nous avons effectués des tests afin de nous assurer de la pertinence des propos recueillis :

– Test de conformité

Une fois les procédures décrites, nous avons procédé à des tests de conformité pour nous assurer de la conformité de ce qui a été décrit avec ce qui est effectivement réalisé par l’entreprise.

– Evaluation préliminaire des procédures

Cette première évaluation a porté sur la conception du système mis en place. Elle nous a permis de dégager les points forts du système et de déceler des points faibles.

– Contrôle de permanence

Le contrôle de permanence a porté sur les points supposés fort et nous a permis de vérifier si ces points sont réellement appliqués et cela de façon régulière.

– Evaluation définitive

Les résultats de ces différents contrôles nous ont permis de procéder à l’évaluation définitive des procédures.

2- Techniques et outils de collecte des données

La description des procédures s’est effectuée au cours de plusieurs entrevues avec le personnel de la fonction concernée par le manuel. Plusieurs outils ont été utilisés à cet effet.

2.1. L’interview

C’est l’outil le plus informel ; en ce sens qu’il nous a permis de nous faire décrire la procédure mise en place sans l’apport du moindre support. Il favorise une certaine souplesse dans le déroulement de la conversation, ce qui a permis aux interlocuteurs de se sentir moins contrôlés et d’être plus prolixes et plus coopératifs.

L’interview a porté sur des questions ouvertes qui permettent de découvrir le sujet et des questions fermées pour obtenir certaines précisions. Les questions ont porté essentiellement sur les acteurs, sur les supports, sur les faits et sur les délais.

2.2. Questionnaire de contrôle interne

Le questionnaire de contrôle interne (ANNEXE 1) a servi à évaluer le contrôle interne de l’entreprise. Il est conçu de telle sorte que les réponses aux différentes questions se font par « OUI » ou par « NON ».

Les réponse « OUI » correspondent aux points forts et indiquent que l’entreprise dispose théoriquement des mesures appropriées propres à atteindre les objectifs du contrôle interne.

Les réponses « NON » correspondent aux points faibles et concernent les failles des procédures.

2.3. Observation physique

Nous avons observé quelques opérationnels dans l’accomplissement de leurs tâches afin de nous assurer de la pertinence des propos recueillis.

3- Outils d’évaluation des données

3.1. Flow-chart ou diagramme de circuit

Le flow-chart ou le diagramme de circuit donne une vue globale de l’enchaînement d’une procédure.

Au premier coup d’oeil, on y trouve :

– les acteurs concernés ;
– le point de départ (élément déclenchant) ;
– les principales étapes ;
– les documents circulant ;
– et le résultat recherché.

Comme le précisent DAVERAT Ignace et HENRY Alain (2001 : 67), il a pour avantage d’indiquer rapidement les éléments clés, les flux entrant et sortant de même que les principales phases. La complexité des opérations y est simplifiée, ce qui favorise la lecture et la mémorisation visuelle.

3.2. Test de conformité

Les tests de conformité sont importants pour s’assurer que les dispositifs de contrôle interne ont été appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par les phases intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les flux les plus significatifs ou présentant les risques à forte incidence.

3.3. Grille de séparation des taches

La grille de séparation des tâches (ANNEXE 2) est un tableau présentant les différentes opérations effectuées et classées par personne exécutante. C’est une technique d’analyse et d’évaluation du système de contrôle interne d’une entreprise. Cette grille a permis de déceler les incompatibilités dans la fonction achat, aussi, elle met en relief les faiblesses de contrôle au niveau de certaines tâches qui bien qu’elles soient de même nature fonctionnelle, devraient être divisées.

3.4. Test de permanence

Le test de permanence permet de s’assurer que les opérations sont toujours bien traitées conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet outil vient compléter les descriptions obtenues lors des entretiens. Ces tests se feront à l’aide d’un sondage.

La méthodologie décrite ci-dessous peut se schématiser comme suit :

Tableau 4 : Schéma d’élaboration du modèle d’analyse

Schéma d’élaboration du modèle d’analyse

CONCLUSION

Le manuel de procédures étant à ce jour un des principaux dispositifs du contrôle interne, la maîtrise de son élaboration ne pourra que renforcer sa position dans les organisations et aider à faire un élément de culture d’entreprise.

Cependant, cette formalisation n’est pas facile à mettre en œuvre, notamment du fait de la rédaction qui nécessite une adhésion et une implication de l’ensemble du personnel de l’entreprise à tous les niveaux.

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