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II- ASPECT OPERATIONNEL ET EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHAT- FOURNISSEUR

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1- Aspect opérationnel du cycle achat

1.1. Objectif de la procédure

L’objectif de la procédure est de fournir les matières et les services dont l’entreprise a besoin pour son fonctionnement dans les conditions les termes les plus avantageux et de s’assurer que les objectifs de contrôle interne énumérés ci-après sont atteints.

Le cycle achat commence depuis qu’un demandeur habilité a exprimé une demande d’achat pour son activité et que celle-ci a fait l’objet de vérification au niveau du budget des achats.

Le cycle prend fin lorsque la facture de fournisseur qui a livré le bien pour satisfaire la demande est réglée.

1.2. Description des objectifs du contrôle interne

Nous consignerons dans le tableau ci-dessous les différents objectifs du contrôle interne appliqués aux fonctions d’achat.

Tableau 5 : Principaux objectifs du contrôle interne appliqué aux fonctions d’achat

Principaux objectifs du contrôle interne appliqué aux fonctions d’achat

Source : élaboré à partir de BARRY Mamadou (2004) et DIENE JB (2004)

2- EVALUATION DES PROCEDURES D’ACHAT

Cette étape a consisté à rapprocher l’existant (procédure d’achat collectée) aux objectifs de contrôle du cycle achat-fournisseur afin de déceler les forces et faiblesses du système.

2.1. Objectifs de contrôle lié aux procédures du cycle achat

Le contrôle interne désigne le système global de contrôles qui s’exercent au sein de l’entreprise, visant à assurer une bonne application de la réglementation et des procédures. A ce titre, ce cycle doit répondre aux principes suivants :

– Tout achat doit correspondre à un besoin réel de l’Agence;
– Les besoins doivent être correctement déterminés, doivent faire l’objet de prévision et autorisés par les personnes habilitées
– Tous les avoirs doivent être enregistrés;
– Les matières livrées doivent être conformes avec les bons de commande;
– Les factures doivent être contrôlées avant leur mise en paiement, dument autorisée, et ne doivent être payées qu’une seule fois;
– Toute livraison doit se faire sur la base d’un bordereau de livraison (BL);
– Les dettes contractées doivent être enregistrées dans la bonne période et pour leur montant total;
– Traiter équitablement tous les fournisseurs valides et comparer leurs offres de manières pertinentes.

2.2. Outils d’évaluation des données collectées

Le flow-chart et la grille de séparation des tâches sont les deux outils qui nous servi d’évaluer les procédures collectées.

2.2.1. Grille de séparation des taches

Elle fait ressortir les tâches par poste de travail dans un tableau à double entrée, effectuant ainsi l’inventaire des différentes opérations réalisées. Elle permet en outre de repérer les cumuls de fonctions incompatibles. (ANNEXE 2)

2.2.2. Flow-chart ou diagramme de circulation

A partir des descriptions des procédures faites par les différents intervenants, nous avons élaboré des diagrammes (ANNEXE 3) pour avoir une vision globale de la circulation des documents ainsi que les tâches à exécuter.

2.3. Forces et faiblesses du système

L’évaluation des procédures a consisté au rapprochement entre l’existant (procédure d’achat collectée) et les objectifs de contrôle du cycle achat-fournisseur. Cela nous a permis de mettre en évidence les principales forces et faiblesses du système.

2.3.1. Forces

– Tout besoin exprimé au sein de l’agence fait l’objet d’une demande ;
– Toutes les livraisons sont faites sur la base d’un Bon de livraison ;
– L’agence dispose d’une base de données des fournisseurs agrées ;
– Les personnes habilitées à valider les demandes d’achat sont bien identifier ;
– Toutes les demandes d’achat sont générées par un logiciel de gestion intégré SAGE X3.

2.3.2. Faiblesses

– Absence de mise en concurrence des fournisseurs ;
– Absence de rapprochement entre les besoins exprimés et les prévisions ;
– Base de données fournisseurs non actualisée ;
– Elaboration des lettres de commande (Bon de commande manuel non issu du logiciel intégré)
– Absence du suivi des commandes et des avoirs de l’Agence;

2.4. Identification des risques liés aux faiblesses

Le cycle achat-fournisseur est par excellence l’un des cycles qui comporte des risques très importants et dont leur survenance peut porter préjudice à l’entreprise. Nous consignerons dans un tableau les différents risques liés aux faiblesses identifiées dans le processus des achats.

Tableau 6 : IDENTIFICATION DES RISQUES LIES AUX FAIBLESSES

IDENTIFICATION DES RISQUES LIES AUX FAIBLESSES

IDENTIFICATION DES RISQUES LIES AUX FAIBLESSES

IDENTIFICATION DES RISQUES LIES AUX FAIBLESSES1

Conclusion

L’insuffisance du système de contrôle interne de l’Agence des Télécommunications de Côte d’Ivoire réduisait la fiabilité et la qualité des informations produites. Les dirigeants de l’ATCI, ayant pris conscience de ces faiblesses ont souhaités la mise en œuvre du manuel de procédures afin de responsabiliser le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition claire des postes, réduire les marges d’erreurs et assurer la régularité des traitements des opérations.

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