1- Prise de connaissance
Cette phase nous a permis d’avoir une connaissance suffisante du cycle et de collecter les éléments et informations nécessaires à l’élaboration du manuel :
– l’activité de l’agence (secteur, produit, partenaires…)
– la structure juridique
Nous avons identifié les domaines concernés par le manuel de procédures.
Pour ce faire, des moyens ont été utilisés pour atteindre ces objectifs :
– entretien formel avec la direction pour expliquer de façon globale les objectifs du manuel ;
– établissement formel avec la direction pour expliquer de façon globale les objectifs du manuel
– établissement de la liste des personnes intervenant dans le processus achat et ensuite procéder à leur interview. Les motifs de l’entretien et son mode de déroulement ont été préalablement expliqués aux interviewés et ceci dans le but de les rassurer.
L’interview a porté sur des questions fermées et des questions ouvertes.
Le questionnaire de contrôle interne a été utilisé, les questions étaient conçues de telle sorte que les réponses aux différentes questions se font par « oui » ou par « non ».
Nous avons aussi utilisé une grille de séparation des tâches pour s’assurer du respect du principe de séparation des fonctions incompatibles.
En fin d’entretien, nous avons bien compris la succession logique des tâches (flowchart) et recenser à cet effet les supports utilisés.
2- Fonction du cycle achat
Les principales fonctions pour lesquelles nous aurons à décrire les procédures sont :
– expression du besoin ;
– traitement de la demande ;
– sélection des fournisseurs ;
– passation de la commande ;
– réception des marchandises ;
– règlement des factures fournisseurs ;
– comptabilisation.
2.1. Expression du besoin
Une fois que le besoin se fait sentir dans un service donné, le Sous-directeur de l’entité concernée initie la demande d’achat qu’il transmet au Directeur du budget et du Patrimoine (DBP). Celui-ci vérifie la quantité, la qualité et le degré d’urgence du besoin. Si le besoin est réel et urgent, il l’approuve et procède à la sélection des fournisseurs. Il faut noter que la demande d’achat se fait sur un logiciel intégré Sage X3.
2.2. Traitement de la demande
Le traitement de la Demande d’achat, consiste à vérifier que les mentions sont correctes, exhaustives et que l’autorisation est authentique.
2.3. Sélection des fournisseurs et passation de la commande
Le Directeur du Budget et du Patrimoine, après avoir reçu les propositions de prix et les conditions de vente procède aux consultations des fournisseurs. L’Agence dispose d’une base de données fournisseurs. Pour cela le Directeur du budget et du Patrimoine consulte son fichier fournisseurs puis établit un tableau comparatif des prix/fournisseur. Il s’agit pour chaque bien demandé de dressé un tableau comportant les éléments suivants :
– nom du fournisseur ;
– quantité demandée ;
– prix unitaire ;
– condition de livraison ;
– conditions de paiement offertes ;
– écart en valeur entre fournisseurs.
Le Directeur de Budget et du Patrimoine procède ensuite à une série d’appréciation sur l’opportunité, la régularité et sur l’aspect économique de la demande. Enfin, après cette phase de consultation des fournisseurs, il retient le fournisseur le mieux disant c’est-à-dire offrant des articles jugés de meilleure, ayant des délais de livraison rapide et accordant des modalités convenables à l’Agence. Une fois cette étape passée, le DBP procède à la passation de la commande. Il faut noter que la passation de commande se fait à l’aide de lettre de Commande c’est-à-dire des Bons de commande manuelle non issu du système intégré de gestion (SAGE X3).
2.4. Réception des marchandises
Cette fonction regroupe toutes les opérations de réception physique, de contrôle des quantités et de la qualité des articles livrés par le fournisseur. La livraison a lieu sur le site de l’Agence. L’évaluation de la réception par le magasinier est réalisée sans les Bons de commande. Toutes ces opérations sont effectuées sans la supervision du DBP. Quelques problèmes de qualité visible sont dès le premier stade de la réception signalés pour éviter que toute réclamation ultérieure auprès du fournisseur soit vaine. En cas de non-conformité le magasinier notifie par écrit sur le bon de livraison du refus de la livraison.
2.5. Comptabilisation et règlement de la facture
Elle concerne toutes les opérations de :
– préparation des factures des fournisseurs admises au règlement ;
– établissement des instruments de règlement ;
– mise à la disposition du fournisseur de ces instruments de paiement ;
– comptabilisation des règlements et de mise à jour des comptes concernés.
Le chef comptable enregistre les factures dans l’échéancier fournisseurs puis les saisit dans le logiciel SAGE X3.
Seul le Directeur Administratif et Financier autorise les paiements.
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